7 errores al usar terminal para cobro con tarjeta en tu negocio

Aceptar pagos con tarjeta ya no es opcional: es una expectativa del cliente. Sin embargo, muchos dueños de negocio invierten en una terminal para cobro con tarjeta y, aun así, siguen perdiendo tiempo, ventas y hasta reputación por pequeños errores en su operación diaria. 

La buena noticia es que la mayoría de estos problemas se pueden prevenir con procesos claros, un buen sistema de cobro para negocio y una terminal pin pad bien configurada. En esta guía vamos a revisar los errores más frecuentes y cómo solucionarlos paso a paso.

1. No capacitar al equipo en el uso de la terminal

El error más común no tiene que ver con la tecnología, sino con las personas. Muchos negocios instalan una nueva terminal para recibir pagos con tarjeta y asumen que el equipo “le va agarrando la onda” solo.

¿Qué pasa en la realidad?

• Cobros rechazados por capturar mal el monto.
  
  
• Clientes confundidos porque nadie sabe qué hacer si falla la banda o el chip.
  
  
• Tiempo perdido buscando soluciones improvisadas.
  
  

Cómo evitarlo

• Destina al menos una sesión de capacitación básica para todo el personal que estará en caja.
  
  
• Define un pequeño manual interno (puede ser una hoja impresa junto a la caja) con pasos claros: cómo iniciar sesión, cómo cobrar, qué hacer si la tarjeta no pasa, etc.
  
  
• Incluye ejemplos específicos: pagos a meses sin intereses, propinas, cancelaciones y reimpresión de vouchers.

2. Tener la terminal desconectada del sistema de venta

Otro error frecuente es usar la terminal “por fuera” del sistema, es decir, cobrar en la terminal y registrar la venta manualmente en el sistema o en la caja registradora.

Además de duplicar trabajo, esto abre la puerta a:

• Errores de captura de montos.
  
  
• Diferencias entre lo registrado en el sistema y lo que realmente se cobró.
  
  
• Dificultad para conciliar ventas a fin de día.
  
  

Lo ideal es que tu POS para cobrar con tarjeta esté integrado con tu sistema: lo que el cajero registra en el software se envía automáticamente a la terminal.

Cómo evitarlo

• Evalúa un software punto de venta para tiendas que tenga integración nativa con terminal bancaria o terminal pin pad.
  
  
• Pregunta al proveedor si puedes enviar el monto directamente desde la pantalla de cobro a la terminal, sin capturarlo dos veces.
  
  
• Haz pruebas de cierre de caja para validar que los montos coinciden entre el sistema y la terminal.

3. No revisar comisiones ni costos ocultos

Muchos emprendedores aceptan la primera oferta que les llega: “te damos una terminal sin renta, solo pagas comisión por transacción”. Suena bien… hasta que revisas a detalle.

Errores frecuentes:

• No leer el contrato completo.
  
  
• No considerar comisiones diferenciadas (crédito vs débito, meses sin intereses, etc.).
  
  
• Ignorar cargos extra por depósito anticipado o por “mantenimiento”.
  
  

Cómo evitarlo

• Compara al menos tres opciones antes de elegir la que será tu mejor terminal punto de venta.
  
  
• Pregunta específicamente:
  
  
  • ¿Cuál es la comisión por débito?
    
    
  • ¿Cuál es la comisión por crédito?
    
    
  • ¿Hay costo extra por meses sin intereses?
    
    
  • ¿Hay rentas, anualidades o costos de soporte?
    
    
• Integra esta información a tus márgenes: muchas veces no es que “no convenga cobrar con tarjeta”, sino que elegiste un proveedor caro o poco transparente.

4. No aprovechar las funciones de seguridad del pin pad

La seguridad no solo protege al cliente, también protege a tu negocio. Un pin pad bien configurado reduce el riesgo de fraudes, contracargos y cargos no reconocidos.

Errores comunes:

• Darle la terminal al cliente sin supervisar el monto en pantalla.
  
  
• Permitir que el personal introduzca el NIP en lugar del cliente.
  
  
• Tener el teclado en una posición donde cualquiera puede ver el NIP.
  
  

Cómo evitarlo

• Asegúrate de que el cliente siempre introduzca su NIP directamente en el pin pad.
  
  
• Coloca la terminal en un ángulo que permita privacidad, por ejemplo, usando un soporte inclinado hacia el cliente.
  
  
• Capacita a tu equipo para verificar en voz alta el monto antes de que el cliente introduzca su NIP.
  
  

Además, revisa con tu proveedor que el dispositivo cuente con certificaciones de seguridad actuales, especialmente si lo integras a un sistema de cobro para tienda con varios puntos de venta.

5. No tener un plan B cuando falla la conectividad

Por más moderna que sea tu terminal, si dependes solo del WiFi del negocio, estás en riesgo. Una caída de internet en hora pico puede significar filas largas, clientes molestos y ventas perdidas.

Errores frecuentes:

• Depender solo de una red WiFi inestable.
  
  
• No tener datos móviles como respaldo.
  
  
• No avisar al cliente de forma clara cuando hay un problema temporal.
  
  

Cómo evitarlo

• Elige una terminal para cobro con tarjeta que tenga opción de conexión por datos móviles o ethernet además de WiFi.
  
  
• Haz pruebas de cobro con diferentes tipos de conexión.
  
  
• Define un protocolo claro:
  
  
  • Si falla internet, ¿se pueden hacer pagos en efectivo?
    
    
  • ¿Se pueden apartar productos y enviar link de pago más tarde?
    
    
  • ¿Se puede usar otra sucursal o equipo como respaldo?
    
    

Cuando tu pinpad está integrado a un sistema en la nube, este tipo de pruebas son aún más importantes para garantizar continuidad operativa.

6. No revisar reportes ni conciliaciones diarias

La terminal no solo sirve para cobrar, también es una fuente clave de información. Muchos negocios solo revisan el depósito en la cuenta bancaria y nunca comparan contra lo registrado en el sistema.

Eso puede causar:

• Falta de control sobre ventas realizadas.
  
  
• Dificultad para detectar errores o cargos duplicados.
  
  
• Problemas contables y fiscales.
  
  

Cómo evitarlo

• Usa un software punto de venta para tiendas que ofrezca reportes de ventas por método de pago (efectivo, tarjeta, transferencias, etc.).
  
  
• Compara diariamente:
  
  
  • Total cobrado con tarjeta en el sistema.
    
    
  • Total reportado por la terminal o el portal del proveedor de pagos.
    
    
• Si tu sistema de cobro para negocio y la terminal están integrados, esta conciliación es mucho más sencilla y rápida.

7. No comunicar claramente que aceptas tarjeta

Puede sonar obvio, pero muchos negocios sí aceptan pagos con tarjeta… y sus clientes no lo saben. Si tu cliente asume que solo aceptas efectivo, quizá decide no entrar, compra menos o se va con la competencia.

Errores frecuentes:

• No colocar señalización visible cerca de la entrada y en la caja.
  
  
• No comunicar métodos de pago en redes sociales o fichas de Google Maps.
  
  
• No entrenar al equipo para ofrecer la tarjeta como opción de pago.
  
  

Cómo evitarlo

• Coloca cerca de la caja un letrero claro indicando que aceptas tarjeta, con logos de las principales marcas.
  
  
• En tus redes sociales, agrega a la descripción del negocio que aceptas pagos con tarjeta y otras formas modernas de pago.
  
  
• Entrena a tu equipo para decir frases como:
  
  
  • “Aceptamos tarjeta, efectivo y pagos mixtos.”
    
    
  • “Si lo prefieres, puedes pagar con tarjeta a meses sin intereses.”
    
    

Cuando tu POS para cobrar con tarjeta está bien integrado, ofrecer diferentes formas de pago no complica tu operación; al contrario, te ayuda a vender más.

Lleva tu sistema de cobro al siguiente nivel

Una terminal bancaria por sí sola no garantiza una operación eficiente. Lo que marca la diferencia es cómo la integras a tu sistema de cobro para negocio, qué tan bien capacitado está tu equipo y qué tanto aprovechas las herramientas de seguridad, conectividad y reportes.

Si corriges estos siete errores —capacitación pobre, falta de integración, desconocimiento de comisiones, poca seguridad en el uso del pin pad, ausencia de planes de respaldo, falta de conciliación y mala comunicación al cliente, tu terminal para cobro con tarjeta dejará de ser “un aparato más” y se convertirá en un motor real para tus ventas.

La meta no es solo poder cobrar con tarjeta, sino hacerlo de forma profesional, rápida y confiable, dando a tus clientes la experiencia que esperan y a tu negocio el control que necesita para seguir creciendo.

👉 Haz la prueba, agenda un demo en Point y comprueba por ti mismo que integrar estos sistemas en tu negocio eficientan tu operación. 

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué tipo de negocio necesita una terminal para recibir pagos con tarjeta?

Prácticamente cualquier negocio que atienda al público puede beneficiarse de una terminal para recibir pagos con tarjeta: desde tiendas de abarrotes y cafeterías hasta consultorios, peluquerías o negocios de servicios. Si tus clientes ya te preguntan “¿aceptas tarjeta?”, es momento de implementar una solución profesional.

2. ¿Es mejor una terminal independiente o integrada a un sistema de cobro para tienda?

Depende del tamaño y complejidad de tu operación, pero en la mayoría de los casos una terminal integrada a un sistema de cobro para tienda ofrece muchas ventajas: menos errores de captura, reportes unificados, mejor control de inventario y cierres de caja más rápidos. Una terminal independiente puede servir como inicio, pero se queda corta conforme tu negocio crece.

3. ¿Qué diferencia hay entre un pinpad y una terminal para cobro con tarjeta?

El pinpad es el teclado donde el cliente introduce su NIP, mientras que la terminal para cobro con tarjeta es el dispositivo completo que procesa la transacción. En algunos equipos todo viene integrado, en otros el pinpad es un accesorio conectado al POS o a la caja. Lo importante es que ambos trabajen juntos dentro de tu mejor terminal punto de venta para ofrecer seguridad, rapidez y una experiencia fluida.

Referencias:
Imagen de Mircea Iancu en Pixabay