¿Ocupo un sistema para llevar mis inventarios?

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¡Claro que si! Como te comentamos hace algunos días en este blog, es importante conocer y cuantificar el impacto que tienen los inventarios en tu negocio, así como lograr un balance y manejo eficiente de los mismos. Esto te da una evidente ventaja ante la competencia. Para darle continuidad a la publicación, en esta ocasión vamos a hablar del porqué es importante contar con un sistema basado en tecnologías de información para controlar y administrar tu inventario, así como para sacarle todo el provecho posible.

¡El inventario es el corazón de tu empresa!

Pero.. ¿qué es un sistema de Tecnologías de Información para inventarios?

Un sistema de información se compone de hardware, software, datos y de las interacciones entre ellos, de manera que se pueda organizar y administrar la información para generar conocimiento a partir de la misma. En este caso, nos referimos a un sistema de tecnologías de información (T.I.) orientado a lograr un balance en los inventarios. Es decir, utiliza dichos componentes para ayudarte a tomar decisiones y darte las herramientas necesarias para reducir los costos de mantener inventario, así como reducir venta perdidas mientras se cumple la satisfacción de los clientes. 
Para mantenerse actualizado -y adelante de la competencia-, es necesario contar con un sistema que te permita correr tu negocio y administrar tu inventario… A continuación te presentamos algunas razones:

Opera más rápido

  • Acelera la administración del inventario – Al tener un sistema de inventarios y utilizar un escáner de códigos de barras, no será necesario buscar y registrar manualmente los artículos que vas a vender, ya que al escanear los artículos, éstos son deducidos automáticamente del inventario.
  • Seguimiento de tu inventario en tiempo real – Un buen sistema de inventarios te puede ayudar a administrarlo en tiempo real; el mismo sistema puede emitir alertas cuando el inventario de algún producto se esté terminando, además puede asistir en algunas tareas como completar órdenes de compra y/o producción.
  • Ordenar productos debe simplificarse – Para cada uno de los productos o insumos de tu negocio, un sistema de inventarios te permite establecer puntos de re-orden o niveles de inventarios deseados. Esto te ayuda a automatizar y agilizar tu proceso de compra. A la vez, te puede ayudar a realizar predicciones de volumen, al mismo tiempo que te permite hacer la decisión final.

Mantente al día con tu inventario

  • Conoce qué se vende y qué no – Un buen sistema de inventarios te ayuda a identificar tus productos con mayores ventas de una forma simple Debe contar con capacidad de reportarte tus productos más vendidos en tiempo y forma.
  • Sácale jugo a tus datos – El sistema te debe permitir utilizar tus ventas históricas para dirigir tus decisiones de compra de inventario: ¿Qué se vende?, ¿Dónde?, ¿Cuándo ocupas más?, ¿Cuándo ocupas menos?, ¿Cómo impacta la estacionalidad a tus ventas? El sistema te debe ayudar a echarle un vistazo a los datos de tus ventas y saber cuándo extender y cuándo reducir tu inventario.
  • Consolida tus insumos – Si cuentas con algún proceso de producción y/o transformación, un buen sistema de inventarios te ayudará a consolidar listas de materiales (bill of materials) o recetas mediante un módulo de producción, los cuales te permiten simplificar los procesos de compra y administración de los insumos al contabilizar sólo el producto terminado al momento de hacer movimientos. 

Porque es necesario contar con un sistema de inventario ligado al punto de venta

  • Inventarios y ventas van de la mano – La administración del inventario está altamente ligada al proceso de ventas. Es recomendable contar con un sistema punto de venta que esté totalmente integrado a tu sistema de inventarios. Así, las transacciones del día a día mantendrán tus datos de inventarios actualizados en el momento, sin necesidad de realizar interacciones manuales o duplicar trabajo.
  • Reportes al minuto – Los números no mienten. Es imperativo que tus ventas se vean reflejadas en tus inventarios de manera instantánea para saber si estas en el camino correcto o si hay que realizar ajustes. Un buen sistema te puede dar reportes objetivos, concretos, y puntuales para poder tomar decisiones.

¡Bienvenido al siglo XXI!

  • La tecnología disponible es cada vez más barata y funcional – Es necesario que utilices la tecnología en pro de tu negocio. Los sistemas de información modernos son cada vez más accesibles y cuentan con más funcionalidades. El acceso al internet es cada vez más rápido y móvil. No limites tus herramientas a esquemas tradicionales que en veces pueden terminar atrasando tu crecimiento.
  • La tecnología no es sólo para las grandes empresas – Es necesario romper con los paradigmas de que solamente los gigantes pueden tomar ventaja de estas herramientas modernas. Existen sistemas como Point que te permiten acceder a estas tecnologías de manera rápida y sencilla y a bajos costos de inversión. Ya no es prohibitivo para las pequeñas y medianas empresas utilizar estas tecnologías de manera pro-activa para crecer y ser competitivas.
  • Deja que la tecnología trabaje para ti, no al revés – La tecnología cada vez es más simple y transparente. Los sistema que aprovechan los beneficios en la nube son cada vez más utilizados. No inviertas en tecnología pasada de moda que puede ocupar espacio y propiedad en tu empresa a costos elevados.
  • ¡No más papel! – Olvídate de sentarte a hacer órdenes de compra y hacer conteos manualmente. La digitalización te permite ser amigable con el medio ambiente mientras le sacas más provecho (y más rápido) a tus datos e información.
Ahora depende de ti.. Es tiempo de que adquieras (o cambies) a un sistema de ventas e inventarios moderno. Las empresas poco a poco están migrando a sistemas de ventas y administración en línea y/o móviles. Si estás considerando empezar un negocio o darle un regalo a tu negocio actual, considera adquirir un sistema de ventas que cuente con estas habilidades, y que no lo limite de manera significativa ni impacte negativamente sus operaciones. Pero que sobre todo, se convierta en una ventaja competitiva para tu negocio.