¿Cómo puedo escoger la mejor tecnología para simplificar mi trabajo?

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La presión en el lugar de trabajo es inevitable, incluso puede ser aceptable para mantener al equipo de trabajo motivado a realizar las tareas lo mejor posible; sin embargo, cuando la presión se vuelve excesiva o incontrolable, conduce al estrés el cual es una respuesta normal a las exigencias del trabajo.

Existe una serie de factores que pueden contribuir al estrés laboral, entre los cuales se pueden distinguir los relacionados con el contenido del trabajo (tipo y características de las tareas asignadas, carga y ritmo de trabajo, horario, participación y control en la toma de decisiones) y los relacionados con el contexto laboral (desarrollo profesional, el papel dentro de la organización, las relaciones interpersonales, la cultura organizacional y el equilibrio entre empleo y vida personal). En esta ocasión nos enfocaremos en cómo mejorar el contexto laboral mediante la adopción de tecnología.

Simplifica el lugar de trabajo

Cada vez es más común ver el surgimiento de tecnologías modernas que se enfocan en trabajar más inteligentemente, ser responsables y vivir una vida más sana. Estas herramientas y tecnologías de colaboración (también conocidas como plataformas de gestión), apuntan a ayudar a los equipos o personas que trabajan en una tarea compartida a ser más productivos y lograr sus objetivos. Hoy en día, los colaboradores pueden realizar sus tareas diarias, compartir documentos y tomar decisiones más rápida y sencillamente, lo cual simplifica el flujo de trabajo, permite la flexibilidad y ahorra tiempo, maximizando así la productividad.

Como se menciona en el párrafo anterior, la simplificación del trabajo es una respuesta a los colaboradores abrumados por el aumento de la complejidad organizativa, la sobrecarga de información y un entorno laboral 24/7. Actualmente, industrias están siendo sacudidas por innovaciones tecnológicas diseñadas para simplificar la forma en que vivimos (Uber, AirBnB, Open Table, etc). Pensar que esta tendencia no va a cambiar la forma en que trabajamos es probablemente incorrecto. Algunas empresas están despertando a la necesidad de simplificar el entorno de trabajo, reducir la carga de trabajo, eliminar pasos e implementar herramientas más simples que no requieran una gran cantidad de entrenamiento o tiempo de uso.

Invierte en tecnología integral y concisa para simplificar el trabajo en tu empresa 

Para coordinar eficazmente las tareas hay que monitorear el progreso, por lo que una herramienta de gestión de proyectos y tareas es fundamental. Hay muchas herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Basecamp, JIRA, Producteev y Proofhub) que permiten dar seguimiento a tareas, incidencias y problemas, crear notas temporales e instrucciones y mantener un registro de las tareas pendientes. Generalmente son sistemas bastante simples que cualquier persona puede administrar.

Para que una tarea progrese es necesario que los miembros del equipo colaboren y creen juntos. Dropbox, Box y Google Drive son alternativas viables para lograrlo. Estas opciones te permiten mantener tus documentos y archivos en la web y en un espacio físico, por lo tanto, los puedes consultar en cualquier momento.

¿Cómo elegir la mejor opción? 

Debes elegir la tecnología que satisfaga mejor tus necesidades. A continuación, te presentamos tres criterios básicos que puedes utilizar como referencia para identificar el mejor servicio para tu empresa:

  • Que incluya múltiples funciones. Algunas herramientas ofrecen un servicio excelente, pero sólo se centran en un aspecto. Es mejor adquirir una herramienta que sea rica en funciones y permita que el equipo de trabajo la utilice de muchas maneras.
  • Que sea fácil de usar. Si un servicio funciona pero toma mucho tiempo para acostumbrarse, no ayudará a tu equipo de trabajo. Solicita una demostración y presta atención a que su interfaz sea intuitiva y de simple navegación.

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  • Opta por la nube. ¡La tecnología basada en nube tiene muchas ventajas! Toda la información se almacena en línea para que todos puedan estar en la misma página, sin importar dónde se encuentren.

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La tecnología está convergiendo de una manera que ofrece oportunidades significativas para reducir la complejidad y a ayudar a tu empresa a enfocarse en lo que realmente importa. Dotadas con estas herramientas, las empresas pueden aumentar la productividad y, con suerte, crear simultáneamente un equipo de trabajo más feliz y saludable, así como un balance de resultados saludable.