Buenas prácticas para operar el efectivo en tu negocio (Parte 2 de 2)

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La pérdida de efectivo es un gran problema especialmente para las pequeñas empresas, ya que los márgenes de ganancia son más estrechos y cada pérdida puede tener un impacto significativo en el balance final. Siendo los errores en el manejo de efectivo una de las principales causas de pérdida de efectivo, es importante que los colaboradores manejan el efectivo de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Frecuentemente, en las empresas pequeñas la responsabilidad del manejo y administración del efectivo recae en la persona en turno, cada una de ellas con diferentes ideas respecto a lo que representa una buena gestión del efectivo, lo cual puede generar fallas en la rendición de cuentas e incluso pérdida de visibilidad de tu efectivo; para evitar errores en el manejo o procesamiento del efectivo, a continuación, te presentamos 5 prácticas para garantizar un mejor manejo de efectivo en tu empresa.

1. Ingresar todas las ventas en el POS

El colaborador recibe el pago de la venta en efectivo pero no ingresa la venta en el sistema, por lo tanto, el robo no es visible ya que el efectivo en el cajón de dinero está en balance con el arqueo; la regla básica para evitar este tipo de situación es que todas las compras deben ser registradas con el sistema POS.

2. Monitorear transacciones y patrones inusuales

Los patrones de transacciones inusuales podrían ser un indicio de robo. Para determinar la causa, rota a los colaboradores para ver si el patrón sigue a un colaborador o turno en particular. Compartir tus registros con los colaboradores puede ayudar a disuadir el robo, ya que sabrán que estás monitoreando las actividades inusuales.  Descubre aquí cómo Point te puede ayudar.

3. Todos los clientes deben recibir su ticket

¿Cuántas veces no hemos realizado una compra y el cajero nos pregunta si queremos el recibo? Si decimos que no, entonces no hay mucho que impida que el cajero anule la venta y conserve el efectivo. Hay que tener cuidado con los colaboradores que preguntan a los clientes si quieren un recibo o si no le dan automáticamente al cliente un recibo con su cambio.

Los clientes no exigirán el recibo de pequeñas transacciones, pero lo harán si un letrero ofrece artículos gratis o una tarjeta de regalo si no se le proporciona un recibo; el éxito de esta práctica es que actúa más como un elemento disuasorio que como una señal de alerta.

Ve también: Buenas prácticas para operar el efectivo en tu negocio (Parte 1 de 2)

4. Limitar el acceso a cancelaciones

Si un colaborador tiene acceso a cancelar transacciones en la caja registradora, tiene la posibilidad de anular una venta después de que el cliente haya pagado. ¿Quién no ha estado en una tienda donde el cajero cometió un error y luego tuvo que llamar a otro colaborador para deslizar su tarjeta o insertar una clave para que la venta se anule? Por inconveniente que esto pueda ser, en realidad es una muy buena política para evitar el robo interno. Con Point, los colaboradores tienen acceso sólo a la información necesaria para que puedan hacer sus tareas; para conocer más, ingresa aquí.

5. Realizar controles internos y establecer políticas de auditorías

Realizar auditorías informales y recuentos aleatorios de inventario son dos actividades que te pueden ayudar a llevar un buen control; en general, la implementación de un sistema efectivo de control interno te ayudará a reducir los riesgos de robo.

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