5 técnicas que todo negocio debe considerar para manejar sus inventarios como los grandes.

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Sea cual sea el enfoque y el tamaño de tu negocio –ya sea producción, ventas, o incluso en algunos servicios– es importante que conozcas qué es el inventario, cómo afecta tu negocio, y cómo puedes tomar mejores decisiones para hacer buen uso del mismo y generar así una ventaja competitiva para tu negocio.

Primeramente, el diccionario Oxford de la lengua inglesa define inventario como:

La cantidad de mercancía o bienes almacenados.

Así mismo, en términos contables también lo define como:

Los bienes almacenados de un negocio, incluyendo materiales, componentes, trabajo en proceso, y producto terminado. 

Las razones por la cual los negocios mantienen inventario almacenado son variadas, y pueden ir desde cumplir las demandas (esperadas y no esperadas) de los clientes, hasta aprovechar descuentos y protegerse contra cambios en los precios de los bienes, entre otras. Sin embargo, almacenar inventario genera un impacto en los costos del negocio. Entre los principales costos que afecta el inventario podemos encontrar:

  • Costo de pedido: Los costos administrativos de los pedidos –es decir del proceso de realizar un pedido en sí; p.ej. la localización de proveedores y productos, los costos de transporte y recibo, entre otros.
  • Costo de mantenimiento: Los costos de tener el inventario guardado, p.ej. de espacio de almacén, pólizas de seguro para el producto, el costo del dinero ‘sentado’ en el almacén, depreciación y obsolescencia, entre otros.
  • Costo derivado de escasez: Los costos asociados con ventas perdidas y/o clientes insatisfechos; o en el caso de la producción, los costos asociados por un paro de planta por falta de insumos.

Por esto, determinar cuánto inventario mantener es una decisión clave para el negocio; es decir, es necesario lograr un balance de tal manera que se pueda generar la mayor ganancia posible con los menores costos, y sin sacrificar la satisfacción de nuestros clientes.

No hay nada más caro que comprar lo que no necesitas; no importa que tan barato sea al momento de comprarlo.

-Héroe Anónimo

El balance ideal sería tener los productos justo en el tiempo y en la cantidad que el cliente necesita (esta metodología es utilizada en la manufactura y se denomina JIT, por sus siglas en inglés). Sin embargo, es muy complicado conseguir el balance ideal en otros giros como las ventas y servicios. Aún así, la aplicación de ciertas técnicas puede ayudar a ‘acercarse’ al balance ideal en los costos de inventario.

Estas técnicas forman parte del control y administración de los inventarios. El control de inventarios en los negocios se refiere a:

La coordinación y supervisión del suministro, almacenamiento, distribución, y registro de materiales necesarios para mantener las cantidades adecuadas a las necesidades actuales de los clientes sin incurrir en un suministro excesivo o una pérdida. 

Con este objetivo en mente, en esta ocasión te hablamos de 5 ideas que puedes utilizar para tomar control de tu inventario de manera rápida y sencilla; lo cual te permitirá tomar decisiones para explotar el potencial de tu negocio.

Políticas de inventario. 

Establecer políticas de inventario, o reglas, permite definir la operación de compra y uso de los productos, con el propósito de procurar el balance en los costos. Entre estas se encuentran:

  • Niveles máximos y mínimos. Es necesario definir cuáles son los niveles de almacenamiento que requieren nuestros productos, para lograr el balance en los costos de mantenimiento y escasez.
  • Puntos de re-orden. Usualmente los productos no se pueden adquirir de manera inmediata. La compra, producción y transporte de los mismos lleva un tiempo natural que es necesario considerar para mantener nuestros niveles definidos de inventario. Es preciso identificar estos puntos con base a las características de oferta y demandas de los bienes o productos.

Implementar un control de inventario perpetuo. 

Este método de control es el más utilizado en los negocios hoy en día. Consiste en utilizar técnicas para llevar un registro constante de las cantidades y valor de los productos almacenados. Hoy en día existen incluso sistemas que pueden agregar o remover cantidades con cada transacción de cada producto, mantener un conteo de la cantidad de producto disponible, y que permiten llevar un control de aquellos productos que son demandados y que no se pueden surtir. Estas técnicas o software de control deben ser complementadas con conteos periódicos, o ciclocuentos, en los que semanalmente se hacen conteos de ciertos productos distintos para conciliar diferencias entre lo que se cree que se tiene y lo que se tiene realmente en el almacén. Esto permite mantener nuestros números ordenados sin mucho esfuerzo adicional y dedicando sólo un poco de tiempo a la semana.

Índice de rotación de inventario. 

Esta es probablemente la medida más utilizada en el mundo para monitorear los inventarios. Se refiere diariamente calcular la rapidez con la que se agota el inventario en un período determinado de tiempo. Por ejemplo, veamos dos escenarios:

  • Durante diciembre, el producto A mantuvo un promedio de 100 unidades en nuestra tienda. En ese mismo mes, se consumieron 80 unidades. El índice de rotación de inventario del producto A es entonces = 80 unidades vendidas / 100 unidades disponibles = 80%.
  • Durante diciembre, el producto B mantuvo un promedio de 20 unidades en nuestra tienda. En ese mismo mes, se consumieron 2 unidades. El índice de rotación de inventario del producto B es entonces = 2 unidades vendidas / 20 unidades disponibles = 10%.

Cómo se puede ver en este ejemplo, aunque el producto B se compra en cantidades menores que el A, al tener un índice de rotación del 10% es un producto que nos cuesta más como negocio. Esto es, a este ritmo, nos llevará 10 meses darle vuelta (rotar) el inventario total disponible. En cambio, aunque el producto A mantiene niveles mucho más altos que el B, su consumo lo justifica ya que en un mes se consume todo lo que se compra. Entre más alto el índice usualmente significa mayor rentabilidad, sobre todo para empresas con menor margen de ganancias (por ejemplo, supermercados).

Clasificación ABC del inventario. 

Esta técnica trata de clasificar el inventario en 3  grupos con base a sus características de precio, oferta, y demanda, entre otras. El grupo A se refiere comúnmente a productos baratos y de alto flujo, el grupo B a productos promedio en costo y flujo y el grupo C a productos de alto costo y bajo flujo. Por ejemplo los refrescos en una tienda pueden tener mayor demanda y un precio relativamente bajo (clasificación A), mientras que una hielera es un producto con poca demanda (o estacional) pero de alto costo (clasificación C).

Una vez que los productos se encuentran clasificados en estos tres grupos, nos ayudan a enfocar esfuerzos y tiempos de manera diferente para cada grupo dependiendo de cada caso, por ejemplo:

En términos de cantidad de inventario, un negocio puede contar con mayor cantidad de refrescos y políticas relajadas en el suministro de los mismos; por otro lado, en el caso de las hieleras se buscaría tener menor inventario y políticas más restringidas de compra para las mismas.

En términos de operación de almacén, el negocio puede ubicar los refrescos (con mayor flujo) más cerca a la zona de envío; mientras que las hieleras en una zona más lejana considerando que implica menos movimientos por su menor flujo o rotación.

Es necesario monitorear periódicamente las características de los productos ya que éstas pueden cambiar con el tiempo, por lo que pueden reclasificarse de la manera más apropiada.

Estandarizar procedimientos de compras. 

La última técnica consiste en establecer métodos y reglas apropiadas para la decisión de compra de los inventarios. Específicamente hay dos factores a considerar:

  • Predicción de la demanda de los productos. Se refiere al uso de los datos históricos de demanda de los productos para tratar de saber que se va a consumir en el futuro y evitar comprar en exceso o escasez de los mismos. 
  • Utilizar consignación de inventario. En ocasiones se puede negociar con ciertos proveedores para obtener inventario a consignación, donde el proveedor surte el producto sin cobrar. Es hasta el momento que el producto se vende cuando el negocio está obligado a pagar a su proveedor. Esta técnica permite distribuir el riesgo con el proveedor y reducir costos de inventario para el negocio.

Para aplicar estas y otras técnicas de control de inventario, las grandes empresas utilizan tecnologías de información y sistemas o paquetes de software modernos; sin embargo, esto no significa que los negocios medianos y pequeños no puedan utilizar técnicas similares. Estas técnicas son básicas pero muy importantes y se pueden adoptar y adaptar a cualquier tipo y tamaño de negocio. Si bien hay también paquetes de software diseñados para Pymes, el factor más importante es la disciplina del empresario; que con técnicas básicas como las mencionadas puede  aprender, evaluar y mejorar sus decisiones operativas.

Referencias:
https://en.oxforddictionaries.com/definition/inventory
https://msu.edu/course/prr/473/oldstuff/Inventory%20Management.htm
https://www.merriam-webster.com/dictionary/inventory%20control
http://tisconsulting.org/es/uncategorized/inventory-management-techniques-for-cost-reduction/